Los gastos más pequeños, muchas veces, pueden ser los más
complicados de controlar.
La Ley del Impuesto sobre la Renta establece que los
pagos cuyo monto excedan los $2 mil pesos se efectúen mediante cheque del
contribuyente, tarjeta de crédito, débito o de servicios, lo que establece “per
se” qué tipo de gastos corresponden a la caja chica.
En las pequeñas y medianas empresas, el control de caja
chica, de acuerdo a la eficacia y eficiencia de esta herramienta, debe darse
para:
1
Necesidad inmediata de disponer bajo
nivel de efectivo
2
Uso para hacer frente a imprevistos,
gastos no planeados (del negocio, no de un socio)
3
Avalar la entrega del efectivo y
solicitar el comprobante fiscal adecuado para ello
4
Reponer de manera inmediata la
disposición realizada
5
Ser controlada por una persona de
absoluta confianza del área financiera y/o administrativa
Una caja chica nunca debe considerarse una forma de
subsidio o fuente de apalancamiento para gastos personales, por el simple hecho
de que puede disponerse de tal cantidad de efectivo.
Hay muchas empresas que todavía ven la caja chica como
una herramienta que les permite adquirir mercancías o realizar gastos indispensables,
pero es un gasto que requiere mucho más análisis y cuidado de lo que se piensa.
De hecho, los vales de
despensa o tarjeta de vales de despensa, en muchos casos,
La caja chica se convierte en una de las herramientas por
excelencia de las pequeñas empresas, puesto que con certeza sabrán el uso real
de sus recursos, por el control que se lleva en documentos.
De tal manera se recomienda siempre:
•
Recibir un comprobante fiscal
•
Exigir la firma de un recibo por la
entrega del efectivo, sujeto a cambio por el comprobante fiscal una vez
obtenido
Una y otra vez hay que recordar que la caja chica es una
alternativa para hacer frente a las necesidades de la Pyme, no así de las
personas que tienen acceso a ella, por lo que debe asignarse siempre esta
función a una persona que comprenda el manejo financiero de su empresa.
Edenred. (2015). Relgas de uso de caja chica. 2015, de Blog Edenred
